Políticas de Tratamiento de Datos y Privacidad

1. INTRODUCCIÓN

LMENT SAS, como empresa dedicada principalmente al desarrollo de software y a la asesoría en derecho digital, Legal Tech y afines, reconoce la importancia de proteger la información que le confían sus clientes, proveedores, empleados y demás. Esta política establece los principios y directrices que regulan el manejo, la seguridad y la privacidad de los datos personales recolectados, a través de cualquier sitio web, plataforma o aplicación operados y controlados por LMENT SAS, en cumplimiento de la legislación colombiana, en particular la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y la Ley 2300 de 2023. En cumplimiento de las anteriores disposiciones, y reconociendo los derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el Artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el Artículo 20 de la misma, LMENT SAS garantiza el derecho fundamental que tienen todas las personas a conservar su intimidad personal, familiar y su buen nombre, así como, a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellos en virtud de las operaciones que se ejecuten o celebren con la empresa. Adicionalmente, para garantizar las mejores prácticas, LMENT SAS se alinea con los principios del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) en aquellos casos que involucren datos personales de personas en el ámbito internacional.

 

2. OBJETO

Mediante este documento, LMENT SAS desarrolla y actualiza, cuando sea necesario, su Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales. El objetivo es informar a los diferentes grupos de interés sobre los lineamientos y criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales recolectados o tratados en el marco de sus actividades, en cumplimiento de la ley y para el desarrollo de su objeto social.

 

3. ALCANCE

Esta política aplica a toda la información personal que LMENT SAS recolecta, almacena, utiliza y transfiere en el ejercicio de su objeto social. Incluye, pero no se limita a, datos de clientes, empleados, proveedores y terceros.

 

4. DEFINICIONES

• Datos personales: Información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.

• Datos sensibles: aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. LmenT SAS POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y PRIVACIDAD Versión 1 6/01/2025

• Responsable del tratamiento: Es toda persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, tenga poder de decisión sobre las bases de datos y/o el Tratamiento de los datos personales, el Responsable tiene entre sus actividades las de: i) definir la finalidad y la forma en que se almacenan, recolectan y administran los datos, ii) solicitar y conservar la autorización en la que conste el consentimiento expreso del titular de la Información. En este caso, LMENT SAS.

• Encargado del tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realiza el tratamiento de datos personales en virtud de la delegación o mandato por parte del Responsable.

• Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

• Tratamiento de datos o de información personal: Cualquier operación sobre datos personales, como registro, recolección, uso, procesamiento, almacenamiento, circulación, supresión, transmisión, transferencia dentro o fuera del país.

• Transferencia: tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la Información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable

• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

 

5. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACION

LMENT SAS garantiza que el tratamiento de datos personales se realizará conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. (Definiciones. artículo 4 Ley 1581 de 2012)

 

6. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS

LMENT, será el responsable del tratamiento de los datos recolectados, almacenados, utilizados y que transfiere en el ejercicio de su objeto social. Los datos de contacto son: Razón Social: LMENT SAS Teléfono: 6045468148 Celular: 3013706526 Email: Gerencia@lment.co 

 

6.1 Deberes como responsable del tratamiento:

LMENT, en calidad de responsable del Tratamiento de Datos Personales, se compromete a cumplir con los deberes establecidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y las normas complementarias, entre los cuales se destacan:

a) Garantizar al Titular el pleno y efectivo ejercicio de su derecho de hábeas data en todo momento.

b) Solicitar y conservar, conforme a lo dispuesto en la presente ley, una copia de la autorización otorgada por el Titular.

c) Informar claramente al Titular sobre la finalidad de la recolección de sus datos y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.

d) Asegurar que la información sea almacenada bajo condiciones de seguridad adecuadas, para prevenir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Garantizar que la información suministrada al Encargado del Tratamiento sea precisa, completa, actualizada, comprobable y comprensible.

f) Mantener actualizada la información y comunicar de manera oportuna al Encargado del Tratamiento cualquier novedad relacionada con los datos previamente suministrados, adoptando las medidas necesarias para asegurar su exactitud.

g) Rectificar los datos personales cuando estos resulten inexactos y notificar los cambios al Encargado del Tratamiento.

h) Proveer al Encargado del Tratamiento únicamente los datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado, conforme a lo estipulado en la presente ley.

i) Exigir al Encargado del Tratamiento el cumplimiento de las condiciones de seguridad y privacidad necesarias para proteger la información del Titular.

j) Gestionar las consultas y reclamos presentados por los Titulares dentro de los términos establecidos en la ley.

k) Notificar al Encargado del Tratamiento cuando determinados datos personales estén en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado una reclamación y mientras esta esté en trámite.

l) Informar al Titular, a petición suya, sobre el uso que se está dando a sus datos personales.

m) Notificar a la autoridad de protección de datos sobre cualquier violación a los sistemas de seguridad que implique riesgos en la administración de la información de los Titulares.

n) Acatar las instrucciones y requerimientos emitidos por la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de protección de datos personales.

 

7. ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS:

Por regla general Los encargados son los empleados, contratistas y terceros que intervengan en el tratamiento de los datos personales, quienes deben actuar de conformidad con esta política. En algunos casos LMENT, en el curso normal de sus negocios actúa como Encargado y no como responsable del tratamiento de datos, teniendo en cuenta las siguientes consideraciones:

a) Una de las principales actividades de LMENT, en el marco de su objeto social, consiste en desarrollar e implementar software comercial, ya sea a la medida o estándar. En algunos casos, estos aplicativos son utilizados por los clientes para gestionar y administrar información relacionada con sus procesos internos y la gestión de sus negocios. En este contexto, cada cliente, aliado y/o proveedor, actuando dentro de su autonomía y conforme a las normas aplicables, adquiere la calidad de Responsable del Tratamiento de la información personal, según lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012. Por lo tanto, serán los responsables de decidir qué t ipo de información personal se carga en los aplicativos, de acuerdo con sus propias políticas de tratamiento, clasificación y reserva de la información, así como otras regulaciones que les resulten aplicables

b) LMENT como administrador técnico y tecnológico de los aplicativos que desarrolle, cumple en el anterior escenario, el rol de Encargado de Tratamiento de la información personal como está definido en la Ley 1581 de 2012, por lo tanto, LMENT se limita a garantizar el uso y funcionamiento técnico del aplicativo a nivel técnico, pero no tiene en este escenario poder de decisión y/o autonomía directa para corregir, actualizar, eliminar y/o modificar los datos personales que son registrados por cada cliente, proveedor y/o aliado, dentro de sus procesos de gestión y uso de los aplicativos que desarrolle LMENT, en el giro ordinario de sus negocios.

c) En estos casos LMENT, no es la encargada de atender los reclamos y/o consultas asociadas al tratamiento y la protección de los Datos Personales relacionados con los procesos internos de cada cliente que se desplieguen en los aplicativos de LMENT, u otros tratamientos de los que no sea dueña y/o Responsable.

d) Si alguna persona considera que se está vulnerando su derecho a la protección de datos personales y privacidad en las plataformas de LMENT, se le informa que, como Titular de la información, podrá solicitar la protección de sus derechos directamente ante el Responsable del Tratamiento. Esto implica que deberá dirigir su solicitud inicialmente a la entidad dueña del proceso que se ejecuta en el aplicativo, la cual recibió la información personal en primer lugar. Esta entidad, en su calidad de Responsable, analizará la solicitud, reclamo o consulta de acuerdo con la normatividad vigente, sus políticas de protección de datos, clasificación y reserva de la información, y otros lineamientos aplicables. De ser necesario, la entidad Responsable podrá solicitar a LMENT la acción correspondiente, acompañada del soporte jurídico y técnico que justifique dicha solicitud.

 

7.1. Deberes como encargado del tratamiento

En los casos en que LMENT actúe como Encargada del Tratamiento, conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, cumplirá con los siguientes deberes:

a) Garantizar al Titular, en todo momento, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Proteger la información bajo condiciones de seguridad adecuadas para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

c) Actualizar, rectificar o suprimir los datos personales de manera oportuna, de acuerdo con lo dispuesto en la ley y las normativas vigentes aplicables.

d) Incorporar las actualizaciones de información reportadas por los Responsables dentro de los términos legales establecidos.

e) Gestionar y responder a las consultas y reclamos presentados por los Titulares.

f) Implementar un manual interno de políticas y procedimientos para asegurar el cumplimiento adecuado de la legislación aplicable.

g) Registrar en las bases de datos la leyenda "reclamo en trámite" según lo dispuesto por la normativa vigente.

h) Incorporar la leyenda "información en discusión judicial" cuando así lo notifique la autoridad competente, en casos de procesos judiciales relacionados con la calidad de los datos personales.

i) Abstenerse de divulgar información que haya sido objetada por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

j) Restringir el acceso a la información exclusivamente a las personas autorizadas para acceder a ella.

k) Notificar a la Superintendencia de Industria y Comercio sobre cualquier violación a los códigos de seguridad que represente un riesgo en la gestión de los datos personales de los Titulares.

l) Cumplir con las instrucciones y requerimientos emitidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

8. TIPOS O CLASES DE DATOS PERSONALES QUE REPOSAN EN NUESTRAS BASES DE DATOS

Los datos personales que recolectamos en nuestra base de datos son utilizados y tratados para cumplir con nuestro objeto social. A continuación, enlistamos el tipo o clase de información que recolectamos en nuestras bases de datos:

• Nombre.

• Cargo.

• Profesión.

• Edad

• CC o NIT.

• Teléfono fijo.

• Celular.

• Dirección.

• Ubicación geográfica / georeferenciación

• Dirección de correo electrónico.

• • URL.

• Usuario de redes sociales.

Igualmente, recolectamos de nuestros trabajadores, proveedores y clientes la siguiente información:

• Información personal relacionada con su fecha y lugar de nacimiento, nacionalidad, estado civil, sexo, grados de escolaridad, experiencia laboral, referencias personales, nivel y estado socioeconómico y situación financiera.

• Información personal relacionada con su estado de salud, entidades de seguridad social a las que se encuentra afiliado, antecedentes disciplinarios y judiciales. • Información personal relacionada con su núcleo familiar y dependiente, y sus preferencias personales en términos de actividades y hobbies.

• Imágenes de vídeo captadas por las cámaras de videovigilancia instaladas en nuestras instalaciones.

La información suministrada permanecerá almacenada por el término máximo necesario para permitirnos el cumplimiento de las obligaciones legales y/o contractuales a nuestro cargo, especialmente en materia contable, contractual, fiscal y tributaria, o para atender las disposiciones aplicables a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. No verificamos, ni asumimos la obligación de verificar la veracidad, vigencia, suficiencia y autenticidad de los datos que nos sean proporcionados.

 

9. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Al proporcionar sus Datos Personales, el Titular nos autoriza a usar esta información para las f inalidades señaladas en la respectiva solicitud en concordancia con lo previsto en esta Política de Privacidad. Por tratamiento de la información debe entenderse toda operación de registro, recolección, uso, procesamiento, almacenamiento, circulación, supresión, transmisión, transferencia dentro o fuera del país como también para:

• Enviar al Titular por medio de cualquiera de nuestros canales, información relacionada con las actividades, servicios y bienes que presta LMENT SAS.

• En caso de requerimiento de entidades de control o autoridades judiciales, la información de nuestras bases de datos será suministrada bajo las normas de privacidad vigentes.

• Para el cumplimiento de auditorías o mejoras en los procesos internos, se permitirá el acceso a los datos de forma segura.

• La gestión de relaciones comerciales y contractuales

• Para la contratación del procesamiento o almacenamiento en terceros proveedores que cumplan con políticas de seguridad y privacidad.

• Utilizar la información con fines estadísticos y de mercadeo propios o de terceros con los cuales la LMENT SAS tenga relación o convenios.

• Facilitar el registro de entrada y salida de documentos

• Realizar el cobro de bienes y/o servicios que ofrezca o preste LMENT SAS.

• La atención de consultas, solicitudes y reclamos

• El cumplimiento de obligaciones legales

• Elaborar y reportar información estadística, encuestas de satisfacción, estudios y análisis de mercado o de consumo, incluyendo la posibilidad de contactarlo para dichos propósitos.

• La información podrá ser anonimizada con el fin de elaborar estadísticas, estudios y análisis de mercadeo o de consumo que podrán ser utilizados por LMENT SAS y/o terceros.

• Identificar, recolectar y asociar a los datos, datos de georreferenciación o y/o ubicación específica que generen dispositivos móviles, para mejorar la experiencia del usuario, conocer su perfil de navegación, entregar información y/o publicidad segmentada sobre productos y/o servicios propios o de terceros.

• Transmitirlos y/o transferirlos dentro o fuera de Colombia, a terceros que actúen como encargados o responsables del tratamiento y que provean servicios tecnológicos, logísticos, administrativos, de distribución, e-mail marketing, contact center y/o cualquier otro servicio que requiera LMENT SAS en cumplimiento de su objeto social. • Las imágenes captadas por nuestros sistemas de video vigilancia tienen el objetivo de salvaguardar la seguridad e integridad de las personas, bienes e instalaciones de la organización, así como prueba en caso de investigaciones de incidentes o accidentes laborales o cualquier tipo de proceso ante autoridades administrativas o judiciales. (cuando aplique)

• Con la aceptación de la presente Política de Privacidad, los titulares de datos personales nos autorizan para hacerles llegar, por distintos medios y canales (incluyendo, pero no limitándose a correo electrónico, SMS o mensajes de texto, etc.) información de productos y servicios, y de ofertas de productos y/o servicios que son de interés de nuestros clientes, empleados y proveedores. La información enunciada le será remitida a los titulares de la información en las condiciones establecidas en la Ley 2300 de 2023.

• Administrar, desarrollar e implementar técnicamente los diferentes softwares privativos comerciales, así como, gestionar los nuevos desarrollos para el buen funcionamiento de las plataformas de los software existentes propiedad de Lment y los que se desarrollen a la medida de las necesidades del cliente.

Si usted nos proporciona datos personales, nos autoriza para usar esta información para las f inalidades señaladas en concordancia con lo previsto en esta Política de Privacidad, y no procederemos a transferir o divulgar la misma fuera de nuestras bases de datos salvo que (i) usted nos autorice a hacerlo, (ii) sea necesario para permitir a nuestros contratistas, proveedores o agentes prestar los servicios que les hemos encomendado, (iii) la utilicemos nosotros o terceros para proporcionarle nuestros productos o servicios, (iv) sea entregada a las entidades que prestan servicios de marketing en nuestro nombre o a otras entidades con las cuales tenemos acuerdos de mercadeo conjunto, (v) tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración, (vi) implementemos un contrato de transmisión de datos personales en los términos del Decreto 1377 de 2013, o (vii) según sea requerido o permitido por la ley o para las f inalidades desarrolladas en la presente política de privacidad.

 

10. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Tenemos establecidas políticas, procedimientos y estándares de seguridad de la información, cuyo objetivo es proteger y preservar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información, independientemente del medio o formato donde se encuentre, de su ubicación temporal o permanente o de la forma en que ésta sea transmitida.

LMENT SAS implementa medidas técnicas, administrativas y organizativas para proteger los datos personales contra accesos no autorizados, uso indebido, pérdida, alteración o destrucción. Estas medidas incluyen, pero no se limitan a:

• Control de acceso a los sistemas de información.

• Encriptación de datos sensibles.

• Políticas de contraseñas seguras.

• Capacidades de monitoreo continuo.

Los terceros contratados por nosotros están igualmente obligados a adherirse y dar cumplimiento a las políticas y manuales de seguridad de la información, así como a los protocolos de seguridad que aplicamos a todos nuestros procesos. Todo contrato con terceros (contratistas, empleados, consultores externos, colaboradores temporales, etc.) que involucre el tratamiento de información y datos personales, incluirá un acuerdo de confidencialidad que detalle sus compromisos para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de la información.

El Titular de la información que brinde datos por medio de cualquiera de nuestros canales, se encuentra en el deber de suministrar información veraz y cierta con el objetivo de cumplir con las actividades y servicios que LMENT SAS presta. Considerando lo anterior, se presume la veracidad de la información brindada por los Titulares de datos.

 

11. ACEPTACIÓN DE LA PRESENTE POLÍTICA DE PRIVACIDAD DE DATOS PERSONALES

La aceptación de la presente Política de Tratamiento de Datos se presenta con anterioridad a que el Titular de la información nos proporcione sus datos, por medio de cualquiera de nuestros canales de atención, sea por medio de nuestro correo electrónico, páginas web, redes sociales, plataformas, entre otros.

Al aceptar la presente Política de Tratamiento de datos, el Titular de la información autoriza a LMENT SAS como Responsable de la Información, a tratar sus datos conforme a los objetivos y finalidades que en el presente documento se indican.

Al aceptar esta política de privacidad, nos autoriza para hacer tratamiento de la información recolectada con la finalidad de cumplir con los objetivos de LMENT SAS.

De acuerdo con el artículo 10 de la ley 1581 de 2012, las excepciones y casos en que no es necesaria la autorización del Titular para el tratamiento de sus datos personales son las siguientes:

• Información requerida por una Entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial (la solicitud de información debe estar basada en una clara y especifica competencia funcional y en la garantía de la protección del derecho de hábeas data del Titular por parte del solicitante)

• Datos de naturaleza pública.

• Casos de urgencia médica o sanitaria.

• Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

De acuerdo a lo anterior, al ingresar a los aplicativos de LMENT, en cuya página principal se encuentra el link de la presente política de tratamiento de datos, Manifiesto que me ha sido informada(o) la (s) f inalidad (es) del tratamiento y recolección de mis Datos personales.

Manifiesto que conozco que puedo ejercer mis derechos como titular de la información y de los datos, especialmente el derecho a conocer, actualizar y rectificar mi información personal, así como a soló en los casos que sea procedente y aplicable suprimir mi Información personal y/o a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de Datos personales a través de los canales o medios que LMENT ha habilitado.

Entiendo que LMENT garantiza la seguridad en el tratamiento de mis datos personales y se reservará el derecho de modificar la Política de Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento, cualquier cambio será informado y publicado oportunamente en la página web de la entidad.

Autorizo a la ANCP-CCE para tratar mis Datos personales de acuerdo con los fines descritos en la Política de Tratamiento de Datos Personales y manifiesto que la presente autorización me fue solicitada y puesta de presente antes de entregar mis datos personales, suscribiéndola de forma libre y voluntaria una vez leída en su totalidad.

 

12. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS

El titular de los datos manifiesta libre, expresa y previamente haber sido informado sobre los derechos que la ley le concede como titular de sus datos personales.

Los cuales son:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la entidad responsable del tratamiento o encargada del tratamiento de sus datos personales.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.

• Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a los datos personales.

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal en los términos de la Ley 1581 de 2012. • Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

• Acceder y suprimir las imágenes tratadas mediante las cámaras de video vigilancia en la medida que no exista un deber legal o contractual que impida tal supresión (cuando ello aplique)

 

13. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS

Los procedimientos para el ejercicio de sus derechos se realizarán de conformidad con el TTITULO V de la ley 1581 de 2012 y la Ley 1755 de 2015

Para ejercer sus derechos, el titular podrá presentar una consulta o reclamo mediante correo electrónico a gerencia@lment.co. Las solicitudes serán atendidas dentro de los términos legales. Su reclamo deberá formularse mediante solicitud dirigida a LMENT SAS con sus datos de identificación, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, su dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer como prueba de los hechos.

 

14. VIGENCIA Y ACTUALIZACIONES

Esta política entra en vigencia a partir de su aprobación y podrá ser actualizada periódicamente para cumplir con cambios normativos o políticas internas. Cualquier modificación será comunicada oportunamente a los titulares.

 

Aprobado por:

LUIS FERNANDO RAMIREZ ESCOBAR

LMENT SAS

Fecha: 06/01/2024